C’est une évidence : le digital révolutionne les habitudes en matière d’organisation d’événement. Nul doute que parler face à une caméra, sans ressentir le public demande une toute autre approche que dans un amphithéâtre. Voici les 6 incontournables qui constituent les principales règles de cette nouvelle manière de communiquer.

1/ Trouver un lieu d’émission TV emblématique pour dynamiser votre image  

L’organisation d’une émission dans un studio c’est bien, mais le faire là où cela prend sens c’est mieux.

Les exemples sont nombreux : quand Manitou communique auprès de son réseau depuis son centre de formation d’Ancenis, le Ministère des Armées remplace son événement physique (initialement prévu au foyer de la Grande Arche) par une session virtuelle au sein de l’agence Innovation Défense…

A défaut, lorsque le tournage doit s’effectuer ailleurs, le studio peut intégrer des éléments de décors en lien avec le sujet : écrans qui diffusent des images relatives à « l’univers » du diffuseur, décors ayant du sens…

2/ Rythmer pour garantir l’attention 

La nécessité de maintenir l’attention de l’auditoire contraint les interlocuteurs à accélérer le rythme des prises de parole. Ce qui était encore possible devant un public captif ne l’est plus devant un public qui peut switcher en un clic.

Pour y remédier, les solutions sont nombreuses : alterner les plateaux et/ou les plans, reportages courts, questions/réponses, duplex, jingle d’habillage…

3/ Professionnaliser l’animation pour garantir l’éditorialisation

Parce que la vraie difficulté pour parvenir à garantir le rythme c’est la capacité à animer et maîtriser le contenu. Une préparation qui n’a rien à envier aux émissions TV est nécessaire. La rédaction d’un script est une bonne base. Cela permet d’établir de vrais arbitrages, avec un maximum de cohérence/lisibilité.

La place de l’animateur devient une évidence puisque pour gérer un direct, qu’il soit à distance ou en studio, il faut un vrai savoir-faire. On a pu observer des difficultés à gérer un intervenant moins discipliné ou encore des imprévus liés aux plaisirs de la technique ou aux connexions. Dans ces situations, la présence d’un professionnel peut sauver la situation.

4/ Recréer l’univers des intervenants pour maintenir la cohérence

La phase de préparation concerne aussi bien la rédaction du contenu que la préparation des intervenants. Une bonne implication des intervenants est nécessaire pour permettre un événement qualitatif. Faire passer les bons messages et donc maintenir l’audimat devient l’enjeu principal. 

Une astuce consiste à définir les 10 points clés que doivent mémoriser les spectateurs. C’est sur cette base que le conducteur sera réfléchi. En plus de cela, si l’on injecte des répétitions volontaires à la fois audio et visuelles, les messages seront mémorisés.

5/ Réaliser une forte interactivité pour maintenir la connectivité du public

Un événement participatif reste une bonne garantie d’efficacité.

Le digital offre la possibilité d’exprimer en temps réel ses réactions ou ses questions, c’est un vrai plus, très « démocratique » et aussi très dynamisant.

Les nombreux outils/plateformes digitaux sur le marché proposent l’utilisation de nuages de mots ou de sondages. Sans en abuser, ces moyens d’intervention permettent de susciter et de maintenir l’attention du public.

Le stade ultime est encore l’atelier de travail, voire les événements qui utilisent les techniques d’intelligence collective. La facilitation est applicable en digital avec toutefois un niveau d’exigence technique et méthodique encore plus élevé. Et rares sont les acteurs du marché qui maîtrisent les 2 savoir-faire.

6/ Maîtriser la technique pour garantir la lisibilité

Sur ce point, l’association des DSI et des services de communication ont du mal à s’entendre.

Voici les principales règles à retenir :

  • D’abord, garantir une bonne visibilité et audibilité (lien filaire et non wifi, contre-jours à éviter, cadrages, qualité sonore…). Nous avons tous pu observer des orateurs dont le menton n’apparaît pas à l’image !
  • Ensuite une transmission sans faille avec une solution de secours. Le tournage 2 jours avant, avec la consigne d’ouvrir le fichier pré-enregistré garantit la bonne diffusion du message.
  • Puis une diffusion préalablement testée en toute sécurité : l’utilisation des réseaux informatiques à des fins de communication live est une véritable révolution qui ne s’improvise pas.

Chaque cas est particulier, chaque organisation a ses propres exigences et une analyse précise des risques doit être réalisée pour pouvoir anticiper. Les meilleurs événements sont ceux où la collaboration se fait à tous les niveaux avec une réelle implication de tous les professionnels de part et d’autre.
Un grand nombre d’organisations ont eu la désagréable surprise ces derniers mois de constater que de se dispenser d’une préparation précise et minutieuse risque d’entraîner de mauvaises expériences : coupures voire échec complet de diffusion, définition d’image très mauvaise, perte massive d’audimat, messages mal compris…

Que restera-t-il de ces nouveaux formats lorsque le présentiel redeviendra possible ?

L’énergie déployée, les résultats positifs de ces nouveaux événements, nous amènent à penser qu’il en restera réellement quelque chose. En effet, même si le digital ne remplace pas le présentiel, les formats hybrides ouvrent de nouveaux horizons dont il serait dommage de se priver : plus d’événements, moins longs, plus efficaces, et avec des cibles plus larges. Un excellent outil donc pour accompagner les transitions à un rythme nettement plus soutenu qu’en présentiel. Avec le digital, la périodicité n’est plus la même.

Photo by Ehimetalor Akhere Unuabona on Unsplash

Gilles, Gens d’Événement – Juin 2021

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