Une des valeurs ajoutées d’une agence événementielle est sa capacité à faire émerger des idées pour répondre à une problématique client. C’est ce qui fait la différence avec n’importe quelle plateforme on-line à la mode. Repérer les esprits créatifs, les faire travailler ensemble, faire naître des solutions et les transmettre avec passion au client sont la base de l’accompagnement de l’agence.

Depuis quelques années, le secteur de l’événementiel a vu apparaître bon nombre de solutions on-line et de plateformes offrant la simplicité à tout organisateur désirant créer un événement. L’engouement pour ces nouvelles solutions est réel. Les promesses offertes par ces sites internet en matière de rapidité, d’économies de coût ou d’accès direct à certains prestataires événementiels peuvent tenter bon nombre d’entreprises. Cependant, le secteur événementiel, pour lequel l’innovation et la créativité sont essentielles, ne peut se passer des talents créatifs au sein de leur organisation.

Les idées sont le cœur de l’identité d’une agence…

Dans un premier temps, il est primordial de rappeler que le rôle premier d’une agence événementielle est d’accompagner les donneurs d’ordres dans leurs réflexions et de leur apporter un conseil. En effet, la gestion événementielle est un métier exigeant et nécessite une connaissance aigue aussi bien en termes de gestion de projet que de production. De plus, chaque agence étant différente et disposant de sa propre identité, elle se doit d’optimiser la communication interne autour de chaque projet afin de cerner au plus juste et de façon pertinente les besoins.

… et sa création est sa valeur ajoutée

La valeur ajoutée d’une agence événementielle se retrouve tout au long de ce processus de création, pas seulement dans son résultat. Lors de la phase de briefing, le client expose ses besoins, sa vision et ce qu’il imagine pour son projet. L’agence, par une écoute active, analyse les informations récoltées pour enclencher ce processus de création. Au cours de ce dernier, de nombreux talents viennent nourrir les réflexions de leur savoir-faire et de leurs idées.

Le management des équipes créatives est un défi

Depuis ces 10 dernières années, les secteurs de la créativité ont observé un changement dans le profil de ces talents. Bon nombre de professionnels ont pris la décision de choisir le statut d’indépendant ou de freelance. Par conséquent, l’explosion de cette nouvelle position fait évoluer la relation entre l’agence et ses collaborateurs. Le statut freelance assure aux créatifs une plus grande diversité de missions et de clients. Pour les agences événementielles, l’avantage est de faire appel à la bonne personne de façon ponctuelle et ainsi de répondre plus justement aux besoins de ses clients.

Malgré de nombreux avantages pour les projets, en termes de relation managériale, la gestion des professionnels créatifs n’est pas une tâche à prendre à la légère. Le réseau de freelances que doit se construire une agence doit être basé sur une relation de confiance. Il faut en amont travailler sur la compréhension de l’esprit créatif, du processus de création et du temps nécessaire à ce dernier, il faut comprendre qu’une idée créative ne peut être livrée sur demande. Le chef de projet, pour s’assurer de respecter les deadlines demandées par son client, doit produire avant tout un brief clair et vérifier de sa bonne compréhension lorsqu’il sera partagé aux différents acteurs freelance ou indépendants du projet.

Choisir les bons profils est vital

Le recrutement et le management de ces professionnels créatifs sont vitaux pour une agence événementielle. Tout d’abord, il faut savoir déceler le potentiel de chacun, pour ce qui est des chefs de projet et de leur capacité à être créatifs dans la réalisation d’un événement, mais aussi leur aptitude à créer en collaboration avec les différents corps de métiers, tels que les scénographes, rédacteurs, ou concepteurs de contenus vidéo.

La créativité est donnée à tout un chacun. Elle n’est pas réservée à quelques créatifs privilégiés. Certes, elle se travaille, mais malgré tout, elle naît en priorité de la volonté de la personne, de sa motivation à vouloir donner vie à une idée qui surpassera les autres de par son originalité.

Favoriser le travail en commun et l’expression de tous

Le rôle des équipes et de l’agence est de favoriser, d’encourager et de créer un environnement au sein duquel ses collaborateurs oseront la prise de risques afin de produire des événements uniques et personnalisés à l’image du client. L’idée de recrutement devient alors intéressante, car en plus de manager la créativité de ces collaborateurs, le chef de projet doit être capable de présenter et de défendre les idées communes. En effet, les clients peuvent parfois arriver avec une vision bien précise de ce qu’ils désirent, il est alors du devoir des équipes de conseiller, guider et faire évoluer leur vision en leur présentant des projets novateurs et porteurs de valeur ajoutée. C’est principalement cette capacité de conseil et de création qui ne peut être remplacée par de simples plateformes proposant des solutions dites « à la carte » souvent insipides de sens et standardisées. La personnalisation d’un événement doit passer par un questionnement, un dialogue et une phase de réflexion nécessaire à la bonne compréhension des besoins du client, mais aussi par l’étude profonde de l’identité de l’entreprise donneuse d’ordres. Tout cela demande du temps.

La co-création, un processus optimisé

Pour ce faire, une des solutions proposées par Gens d’événement est le travail de « co-création ». En se rencontrant et en travaillant ensemble, on s’assure de la bonne compréhension et d’une personnalisation optimale. Les échanges chronophages sont réduits, tout comme le délai de livraison des propositions.

En conclusion, la créativité ne doit pas être un simple argument de vente, mais une réelle valeur ajoutée apportée par l’agence à ses clients. Le travail collaboratif entre client, agence et freelances doit être conduit en pleine conscience des besoins et contraintes de chacun. Ici encore la communication efficiente est la clé d’un événement créatif et réussi.

Clémence, pour Gens d’Evénement – Mars 2020