Le rôle des directions d’achats chez nos clients annonceurs est parfois controversé dans l’événementiel. Mais la situation peut s’améliorer si toutes les parties prenantes s’inscrivent dans une démarche de connaissance mutuelle et d’amélioration des process.

Les achats ont permis aux agences de professionnaliser leurs pratiques

Les services achats des grands donneurs d’ordres ont permis aux agences de progresser dans la professionnalisation de leurs pratiques. Nous avons amélioré la structuration des devis, justifié nos prix, fait preuve de transparence en fournissant nos pièces comptables et juridiques pour certains référencements… On peut aussi se satisfaire que les liens de dépendance ont fait l’objet de règles saines, qui limitent à 20/30% du chiffre d’affaires de l’agence le montant des événements qui sont attribuables à un seul client.

Ils ont mis du temps à s’imposer dans les process internes.

En interne, les services achats ont également eu beaucoup de mal à se faire une place dans une relation parfois installée entre les managers donneurs d’ordres et les agences. Toutes les agences ont connu une situation où le responsable des achats et le responsable opérationnel se contredisaient. Et où les process internes ne permettaient pas de décider dans des délais raisonnables. La relation entre achats et opérationnels s’est certes améliorée, mais elle pourrait être encore davantage efficace au profit de l’annonceur et de son partenaire agence. L’agence se retrouve, encore souvent, en étau entre les opérationnels et les achats, avec pour seule volonté celle de faire d’avancer le projet à son vrai coût.

Au niveau du prix, les achats ne sont pas toujours bien informés

Aujourd’hui encore, les services achats nous contraignent à donner un tarif, souvent dans le but de comparer les agences sur des critères objectifs. Certes, certaines prestations peuvent être normées et entrées dans les tableurs Excel. On peut effectivement aujourd’hui établir, même si ça n’est pas aussi facile qu’ils le croient, un prix moyen pour un vidéoprojecteur 20000 lumens ou une hôtesse d’accueil. On peut, si le cahier des charges est précis, déterminer un juste prix pour une chambre d’hôtel 3* dans une destination précise à une date précise et pour un repas servi à table. Et là, l’acheteur se retrouve dans son élément, celui d’une base de données comparables.

Tout n’est pas normable dans un événement, à commencer par les talents

Mais existe-t-il uniquement des « critères objectifs » dans nos métiers de conseil et de production ? Tout est-il normable ? Bien sûr que non ! Notre valeur ajoutée est précisément de ne réaliser que du sur-mesure, et donc de faire appel à des consultants ou partenaires très variés, dont les prix varient. D’une agence à l’autre, d’un partenaire à l’autre, la notoriété, l’image de marque, la réputation… peuvent aussi influer sur les prix. Ces réalités sont déstabilisantes pour les acheteurs et sources de tensions. Dans un marché cadre, cela peut être contourné en construisant des grilles avec un judicieux mélange de prix unitaires et de lignes intitulées « sur devis » permettant du « sur-mesure ». Certains acheteurs ont déjà bien intégré cela. Les achats agissent alors plus comme optimiseurs ou garants des règles de « compliance » et moins en cost killers. C’est une bonne nouvelle.

Acheter l’événementiel peut présenter une entrave

Les clients internes peuvent avoir confiance en une agence qui les satisfait pleinement. De fait, la mise en concurrence systématique a peu de sens et est très coûteuse pour les agences et l’annonceur en temps passé à dépouiller. Ensuite, le temps nécessaire aux achats est parfois incompatible avec l’agilité opérationnelle de l’événementiel. Par exemple, quand une demande est à moins d’un mois de la date de l’événement, on peut considérer que l’on ne peut plus consacrer de temps à la démarche d’achat. Le risque de mettre en danger la faisabilité de l’événement est réel. Ou alors, le client interne devra s’organiser pour lancer ses demandes dans un délai qui ne met pas en risque la faisabilité ou qui risque de faire diminuer la qualité.

Mais quoiqu’il en soit, entre la prise de brief et la dernière version du devis, de nombreux changements sont opérés ce qui complexifie les rouages des achats si bien rodés pour les produits finis.

La complexité des achats dans les marchés publics est réelle

Un BPU réalisé pour de multiples événements et souvent pour plusieurs clients internes différents peut difficilement avoir anticipé tous les cas de figures.

Et c’est dans ces cadres rigides que doit s’exprimer la créativité et transformer la traduction d’idées en budget répondant au BPU. Par exemple, les temps passés doivent comprendre les frais de vie de manière forfaitaire sur des opérations qui peuvent avoir lieu à l’autre bout du pays ou forfait pour des stands inférieur ou supérieur à 100m2.

La gestion du temps « achat » est-il un surcoût pour l’agence événementielle ?

Le temps que l’agence doit accorder à son référencement n’est pas toujours en relation directe avec le montant du chiffre d’affaires finalement réalisé. Une adaptation aux types de fournisseurs de la part des services achats semble indispensable. Une agence événementielle n’est pas un fournisseur de produits finis. Même si on peut comprendre la nécessité pour une entreprise de ne pas laisser trop longtemps un même acheteur sur une catégorie de produits ou de services, le secteur événementiel nécessite une connaissance approfondie des pratiques de conception et de réalisation d’événements. Nous rencontrons régulièrement des acheteurs, qui comprennent les problématiques et qui sont donc facilitateurs tout en étant de véritables atouts pour les annonceurs.

Encore une fois, c’est le bon mix savoir-être et savoir-faire qui détermine la relation. Une histoire d’Hommes et de Femmes en quelque sorte, avec en filigrane le respect mutuel.

Gilles, Gens d’Evénement – Novembre 2019