La réussite de la production d’un événement réside aussi dans la qualité de la relation que l’agence entretient avec ses prestataires.

Performance, qualité, rapidité d’exécution, confiance, innovation et juste budget restent les points clés d’une relation optimisée, pour la satisfaction du client final et de ses invités/participants.

Un des grands principes de la production d’événements est la sous-traitance. L’agence, qui ne possède évidemment pas l’ensemble des produits et services nécessaires à la réalisation d’un événement, fait donc appel à des professionnels aguerris. Si elle n’assure pas seule la mise en œuvre, elle en est responsable devant son client. D’où l’obligation d’entretenir des relations claires et précises avec les prestataires, pour qu’ils donnent le meilleur de leurs expertises.

5 postures sont déterminantes pour une relation agence/prestataires positive :

  1. Fournir des demandes de devis claires et précises

C’est notre rôle d’agence que de fournir aux prestataires des cahiers des charges nets. Notre expérience nous permet de lire entre les lignes du brief client et de lui proposer les solutions les plus adaptées à sa demande. Et plus précises sont nos solutions, plus clairs sont nos briefs prestataires !

  1. Reconnaître les problèmes, les comprendre et les résoudre

L’expérience que chacun a acquise permet d’anticiper beaucoup de situations délicates. Mais le « zéro défaut » n’existe pas. Alors, quand un problème survient, chacun doit être en capacité de l’analyser et d’y apporter une solution. L’événement est un prototype qui ne ressemble donc à aucun autre, et qui nécessite, pour ce faire, de professionnels en capacité de réagir.

  1. Échanger pour faire émerger les améliorations

C’est dans la discussion que naît l’innovation. Et les agences adorent demander ce qui n’a pas été fait, ce qui semble impossible, ce qui fera la différence. Nous aimons les prestataires qui, tout en maîtrisant leur sujet, n’aiment pas se satisfaire de l’existant, mais cherchent à se remettre en cause, à imaginer de nouvelles solutions, à créer du « différent ».

  1. Accepter l’erreur

Parce que notre métier n’est souvent qu’une succession de premières fois et se nourrit aussi ce qui n’a pas été fait, il y a évidemment un risque d’erreur, dont doivent être conscients tous les partenaires, y compris le client final. En faisant des erreurs, on apprend, on tire des conclusions et on prend les décisions qui s’imposent.

  1. Se placer dans un principe d’amélioration continue

Une relation au long cours entre un prestataire et une agence ne s’apprécie que lorsque les deux partenaires s’inscrivent dans une démarche d’amélioration continue. Personne ne doit se satisfaire du statut quo. Le renouvellement permanent de l’expérience vécue par les visiteurs/participants oblige à une constante remise en cause créative.

La relation agence/prestataire exige donc un partenariat vertueux et créateur de valeur, fait de droits et devoirs réciproques.

Chacun doit aussi avoir en tête les 5 enjeux forts de cette relation :

  1. L’innovation

pour créer du neuf et du jamais-vu, source d’une expérience visiteurs/participants renouvelée

  1. La performance et la qualité

doivent être nos objectifs communs. Nos clients nous attendent sur ce terrain-là.

  1. Les coûts maîtrisés

non pas pour augmenter les marges de l’agence, mais pour répondre à une contrainte générale et structurelle.

  1. La rapidité d’exécution

les délais entre la décision de faire un événement et sa date effective sont de plus en plus courts, les montages et les démontages se raccourcissent. Nos solutions doivent s’imprégner de cette réalité.

  1. Le capital confiance

qui doit évidemment augmenter au fur et à mesure du temps et des projets communs.

La relation agence/prestataire est complexe et les deux communautés s’apprivoisent. La transformation des modèles, des formats et des contenus événementiels dépend en partie de son évolution et de sa maturité. Car il s’agit bien au final de créer de la valeur pour le client.

Léa, Gens d’Evénement – Septembre 2019