Nombreuses sont les opérations où les chefs de projets et directeurs conseils galèrent à obtenir la bonne information, se font balader de propositions refusées en idées rejetées, juste parce qu’ils n’ont pas obtenu les bonnes infos au départ ! La performance de tout événement corporate, quelle qu’en soit la nature, naît de la tenue et de l’implication d’un comité de pilotage (Copil) composé de vrais décisionnaires. Il conditionne la pertinence des concepts créatifs, des idées et de leur mise en œuvre.

Qui doit le composer ? Comment le structurer ? Que doit-il produire ? Petit mode d’emploi.

Réfléchir avec pragmatisme à la composition du Copil

Il y a des compétences indispensables à réunir autour de la table chez l’annonceur, quand ce dernier décide d’organiser un événement :

  • Le.la STRATÈGE qui détient la vision de l’entreprise à horizon des dix prochaines années pour amener le projet à prendre une direction pérenne, qui pourra vivre dans le temps
  • L’ANATOMISTE qui détient la connaissance de l’ADN de l’entreprise, ce qui la fait vibrer, ce qu’elle a « dans le ventre »,
  • Un.e NOUNOU, qui détient la connaissance des collaborateurs de l’entreprise, leur langage, ce qu’ils aiment, ce qui leur parlent, ce qui les caractérisent,
  • Un.e MÉMORIALISTE, qui détient les clés du passé et de l’avenir en matière de communication et d’événementiel : événements/destinations/lieux déjà explorés, territoires de communication, outils produits ou en cours de conception, projets à venir…

Du côté de l’agence, un binôme accompagnement/conseil est impératif pour la confrontation des points de vue et l’ouverture. Donc un directeur conseil et un chef de projet restent le format idéal. A cette team doivent être associé, en fonction de la nature du projet :

  • Un concepteur créatif
  • Un directeur artistique
  • Un consultant expert sur un sujet pointu
  • Un facilitateur, pour aider à l’intelligence collective

Ne pas avoir peur de la confrontation

Positionner autour de la table autant d’interlocuteurs stratégiques implique évidemment de savoir conjuguer tous les egos 😉. L’agence doit aussi être capable d’entendre que son concept est trop en rupture, emprunte un chemin trop risqué pour l’entreprise. « Ça c’est top ! Mais nous y serons dans deux ans. Pour l’heure, trouvons un compromis ! ». Quelle frustration d’entendre ces mots que toutes les agences ont pourtant entendus à plusieurs reprises et qu’elles doivent respecter sans détour !

Toutes les parties prenantes doivent être capables d’accepter qu’on bouscule leurs idées, que l’annonceur n’est pas le sachant et l’agence l’exécutant, qu’autour de la table, il n’y a que de bonnes volontés qui souhaitent, par la confrontation d’idées, la collaboration et la co-création, mener au plus haut le projet.

Accepter la distance

Il est d’un autre temps le moment où l’on devait tous être réunis physiquement dans la même pièce pour réfléchir efficacement et se parler ! Allez, chers annonceurs ! Acceptez le « turfu » et ne soyez pas frileux que s’organise une conf. call ou une vidéoconférence avec un créatif à Berlin, une agence à Nantes, et un DA à Lyon ! Non, ils ne sont pas derrière un baby-foot au moment où ils vous parlent.

Ils sont juste dans leur environnement naturel de travail, celui qui leur permet d’être efficaces et concentrés sur vos projets.

Aller dénicher l’info et savoir partout où elle se cache

Non, Nadine de la compta n’a pas rien à dire ! Au contraire, elle voit tout le monde défiler dans son bureau ! Alors oui, elle en sait des choses… Et même lorsqu’il s’agit de communication.

Plus sérieusement, les consultations auprès de collaborateurs volontaires dans le cadre de la construction de programmes ou de contenus d’événements, constituent un terreau fertile à la conception d’un projet qui fera sens pour l’entreprise et ressemblera à ses Hommes.

Un Copil bien animé, c’est essentiel

Pour avancer et faire entendre les idées, il est impératif que le Copil soit animé par une personne chez l’annonceur et une de l’agence qui sachent trancher, ont la crédibilité en interne pour permettre de couper court à une discussion sans issue pour rebondir…, ont le charisme et la capacité à faire avancer un groupe dans ses réflexions, tout en ayant ce sourire pour faire passer les messages politiquement touchy 😉

Un Copil n’est pas un séjour dans une salle de réunion !

Il se doit d’être efficace et d’aller à l’essentiel. Un Copil n’est pas un think tank qui va débattre sur la sociologie des mammifères marins en Amazonie. Il est bien réuni pour acter des décisions, prendre des partis pris et arbitrer.

Un timing prédéfini et respecté est donc impératif pour donner un cadre à cette réunion stratégique.

Pour finir, il doit produire un livrable sans équivoque

Le Copil, par le choix de ses membres, a toute légitimité et compétence pour prendre les décisions stratégiques du projet. La rédaction de ce document est donc impérative pour communiquer aux parties prenantes la suite des actions à mettre en place, les lignes décidées et l’état d’avancement du projet à date du comité.

Maintenant que la méthode est posée, on passe à la mise en œuvre ?! 😉

Justine, Gens d’Événement – Avril 2020