« Couteaux Suisses », « chefs d’orchestre », « multi-casquettes », tant de jolis mots pour qualifier les chefs de projet, acteurs au centre de la conception et de la production d’événements s’il en est, et population majoritaire des agences événementielles… Parfois, le spectre des missions que recoupent ces jolies expressions dépasse son champ de compétences. Surtout quand le d-Day pointe son nez…

Nous, chefs de projets événementiels, nous aimons nos clients. À la folie. Nous prenons même beaucoup de plaisir à les accompagner au quotidien dans la réalisation de leurs événements. Notre boulot nous épanouit. En grande majorité. Avec le temps, nous savons à quel point un événement est stratégique pour le donneur d’ordre en interne, aussi pour l’entreprise et son management. Nous comprenons la pression qui les touche. Certains responsables jouent même parfois leur poste sur la réussite de l’événement. C’est parce qu’on les aime, qu’on peut leur dire des choses un peu moins agréables à entendre.

Nous, chefs de projets événementiels, voulons juste, pendant ces quelques lignes, sortir de l’ombre et, pour une fois, faire entendre nos voix! Si nous sommes au centre des parties prenantes d’un événement et que nous coordonnons l’ensemble des intervenants, il y a certaines tâches où notre savoir-faire est plus que limité, pour ne pas dire totalement absent.

Pour faire court, nous ne voulons PAS être :

  • Un punching-ball

Le chef de projets est effectivement le point de contact entre les collaborateurs concernés du client, tous les prestataires, les équipes… Que l’on se mette tout de suite d’accord : nous parlons bien d’un contact, d’un interlocuteur et d’uniquement cela… De par sa place privilégiée, le chef de projets reçoit de sympathiques compliments, mais aussi… est la cible privilégiée pour les critiques. Alors, tentons de le ménager (vous pourrez garder le punching-ball, le vrai, pour relâcher votre pression).

  • Un psychologue

Le chef de projets est le contact privilégié du client. Fidèle interlocuteur, il est amené à échanger régulièrement, parfois quotidiennement avec ses donneurs d’ordres. Oreille attentive, il en devient parfois tentant de se confier sur ses petits problèmes personnels ou professionnels : « En même temps, elle l’a quand même bien cherché Stéphanie ! ». Notre formation, notre expérience ou notre compétence ne proviennent pas d’un diplôme en psychologie. Mais peut-être sommes-nous éligibles à la VAE (Validation des acquis de l’expérience) …

  • Une dame cantine 

Multi-casquettes, oui ! Volontaire à toute épreuve, oui ! Mais attention de ne pas aller trop loin. Le chef de projets aide sans compter, mais n’apprécie pas prendre des coups ou être une victime collatérale de je ne sais quel conflit interne chez le client. Un caprice sur le choix du traiteur non recommandé (par expérience), un rush non géré et le chef de projet se retrouve à jouer les dames cantines : « Ce sera viande ou poisson ? ».

  • Un magicien 

Trouver et proposer des solutions, anticiper les besoins, réagir vite sont les qualités d’un bon chef de projets. Et, je vous assure, croyez-nous…on y travaille ! Mais les miracles, c’est plus compliqué que ça : pousser les murs, faire que la chanteuse interprète comme Céline ou qu’un arc-en-ciel apparaisse dans la salle sont des cordes que ne possède pas notre arc ou des pouvoirs ignorés de notre baguette (magique) de chef d’orchestre. Croyez-nous, nous sommes capables de beaucoup, mais pas de tout…

  • Un chaman, faiseur de pluie ou de beau temps

La météo, sujet barbant pour les rendez-vous galants, mais thème favori des créateurs d’événements ! Le temps est l’ultime générateur de stress pour les équipes, bête noire qui fait peur, « truc » qui pourrait « tout faire foirer ». Alors on prie, beaucoup, chacun à notre manière, mais les chefs de projets événementiel, n’ont pas fait de stage chez les chamans d’Amazonie, n’ont pas Zeus en meilleur ami et ne pourront pas vous assurer un ciel dégagé (Il parait cependant qu’ils anticipent et vous proposent des solutions de « back-up », des plans B, pour chacun de vos événements… À étudier, donc, avec attention !).

  • En service 24/7 

« On peut décaler le point de demain à 18h finalement ? ». Le service annulation de la SNCF est devenu un allié précieux du chef de projets. Gestion du temps, rétroplanning, deadlines… : un champ lexical bien présent dans le métier autour duquel tout s’articule correctement. « Toujours disponible », le chef de projet vous accompagne au mieux…mais aussi comme il le peut. Et oui, le chef de projet n’est pas comme votre service Orange et pourra, parfois, ne pas répondre à vos appels téléphoniques, vos sms, vos mails, vos relances WhatsApp, vos sollicitation LinkedIn, vos snaps dans l’heure ! : autres dossiers, autres clients, mais aussi… vie privée ! Le chef de projet a un emploi du temps bien rempli qu’il essaie tant bien que mal d’articuler entre boulot et… perso. Notre efficacité dépend de notre capacité à nous aérer, à nous régénérer le corps et l’esprit. Comme vous.

  • Un secrétaire personnel

Les chefs de projets, détenteurs d’informations sur pattes, sont capables de retenir et partager une quantité immense de données concernant leurs productions… Il est donc tentant de les consulter pour les moindres détails : un mail enfoui sous une tonne d’autre ? Un horaire de réunion ? Les dimensions d’une scène ? Les horaires d’exploitation ? Les informations indispensables sont toujours transmises par mail où via des comptes-rendus de réunions : pour un gain de notre temps, n’hésitez pas à les rechercher et les consulter depuis votre barre de recherche Outlook. 😉

  • Un personal shopper

Votre bonheur fait notre bonheur, mais si celui-ci comprend votre muffin préféré, votre paquet de Marlboro Light ou l’appel de votre chauffeur, le chef de projet risque de mal le prendre.

  • Une baby-sitter

Oui, tout le monde adore trinquer avec ses collègues, surtout quand l’événement se déroule à merveille. Mais tu t’es vu quand t’as bu ?! Le bar et les offices traiteurs ne sont pas en libre-service, que vous soyez à votre 6e coupe de champagne ou pas. Le chef de projet briefe cependant bien les serveurs et, promis, vous lui en serez reconnaissant demain matin !

  • Une hôtesse d’accueil

La gestion des hôtesses, de leurs missions, de leur planning, c’est aussi dans les cordes du chef de projets. Même s’il connaît l’événement, ses moindres détails et le programme par cœur, le rôle d’accueil ne lui est pas dédié. Le chef de projet sera bien plus efficace en restant disponible et en veillant sur TOUS les aspects de votre événement, plutôt qu’à gérer l’entrée de Monsieur Durand qui « j’en suis sûr, est inscrit sur la liste des invités ! »

Sachez que toute ressemblance avec ces situations existantes ou ayant existé n’est pas purement fortuite ! Mais nous n’assumons pas simplement ces missions, très honorables par ailleurs, nous n’avons pas toutes ses qualités. Le chef de projet est avant tout un membre de votre équipe, un garant de vos plannings, un expert polyvalent, un lien entre toutes les parties prenantes du projet, un coordinateur, un pilote, un manager, un animateur, une éponge pour votre stress, mais… le chef de projet est un être qui mange… parfois, dort… quand il le peut et tente de se reposer le week-end ! On n’en est pas moins un être humain ! Nous avons juste voulu rappeler dans ces lignes que nous sommes de petits êtres profondément sensibles 😉.

A l’agence, les directeurs conseil et les managers disent que nous avons la fâcheuse tendance à faire notre Caliméro et d’entendre régulièrement : « La créa me martyrise ! », « La prod ne m’écoute pas », « Le client me fait perdre du temps » …

Mais dans le fond, on adore être sur tous les fronts. On a la sensation que le monde tient entre nos mains et que sans nous, tout flanche… Alors, au final, notre côté psy, magicien ou chaman, n’est-ce pas un rôle qu’on cherche un peu, au fond de nous… ?

Camille & Marion, Gens d’Événement – Avril 2020